Evento virtual, evento online, transmisión en vivo; como le quieras llamar. Seguro ya te diste cuenta que el panorama de los eventos digitales está evolucionando rápidamente. En parte, impulsado por la demanda de convertir eventos offline a una versión online.
Ahora con el acceso que tenemos a plataformas nuevas e innovadoras, organizar un evento virtual es relativamente sencillo.
Si estás decididx a hacer un evento, escoger plataforma y entender cómo organizar tu evento digital, aquí hay tres puntos claves, y algunas herramientas recomendadas, que te guiarán a la hora de armar todo el rompecabezas.
También te cuento algunos consejos útiles para que tu evento se destaque en Google.
# 1: Elige tu plataforma de evento virtual
Es importante elegir una plataforma que se adapte a tu tipo de evento, objetivo y presupuesto. Cuando elijas la plataforma correcta, estarás en camino a hacer que tu evento online sea tan exitoso como la versión presencial.
Plataformas para principiantes
Si necesitas una solución rápida pero no tienes el tiempo o los recursos para explorar una nueva plataforma, considera aprovechar las redes sociales para la transmisión en vivo.
Facebook Live:
Te permite transmitir un video en vivo a tu audiencia en el perfil de tu empresa o en un grupo. Con casi 2.500 millones de usuarios activos mensuales, es, por supuesto, la red social más grande del mundo, por lo que es muy probable que tu público objetivo ya esté allí.
La transmisión en vivo o el contenido grabado permanece en tu muro después del evento, por lo que cualquiera que se lo haya perdido puede verlo más tarde.
Instagram Live:
Te permite compartir videos con tus seguidores en tiempo real. Sin embargo, una vez que finaliza un evento en vivo, ya no es visible en la aplicación a menos que tengas cuidado de dejarlo visible en tus historias.
Con más de 100 millones de usuarios activos solo en los EE. UU., Instagram Live es una opción muy popular, especialmente con creativos y celebridades.
YouTube Live:
Es otra gran opción para interactuar con tu audiencia. Con una creciente base de usuarios de más de 2 mil millones de usuarios registrados, es una excelente manera de conectarse con nuevos usuarios.
YouTube es propiedad de Google y siempre he creído que, hasta ahora, la mejor representación de unir un buscador y una red social. Sus videos permanecen más perennes y fáciles de encontrar que en otras plataformas de redes sociales, donde a menudo se ocultan con el tiempo.
Ventajas de las plataformas para principiantes:
- 1.- Es una opción que está lista para usar, comenzar a transmitir en vivo esta a un clic.
- 2.- Son relativamente simples y fáciles de usar, sin necesidad de instalar software adicional.
- 3.- La transmisión del evento virtual desde estos canales es gratuita, lo que elimina los costos dramáticamente en comparación con un evento físico o software online.
- 4.- Tienes un enlace directo a tu público objetivo, en una plataforma con la que ya están familiarizados.
Desventajas de las plataformas para principiantes:
- 1.- Algunos canales de redes sociales imponen limitaciones para la transmisión de eventos virtuales en diferentes dispositivos. Por ejemplo, YouTube espera que tengas al menos 10,000 suscriptores para que puedas hacer una transmisión en vivo desde un teléfono móvil. Si no tienes esa cantidad de usuarios debes hacerlo a través de un PC.
- 2.- Aunque el video se puede guardar en tu timeline y/o historias en Facebook e Instagram, a veces se pierden comentarios y me gusta en vivo.
- 3.- Si bien estas plataformas para principiantes pueden cubrir tus necesidades, la participación del usuario generalmente se limita a los comentarios, por lo que pueden carecer de esa interacción en persona que tiene un evento offline.
Plataformas intermedias
Para imitar mejor la interacción que se puede esperar de un evento presencial, puedo contarte de dos plataformas que yo catalogaría como intermedias, donde puedes crear salas de conferencias, reuniones de equipo y seminarios web.
Zoom:
Es una herramienta de video colaborativa basada en la web que facilita el diálogo entre usuarios, todo dentro de una plataforma fácil de usar. Su versión gratuita generalmente permite reuniones grupales de 40 minutos y 100 participantes.
Zoom también ofrece encuestas básicas, preguntas y respuestas, e incluso una función virtual de levantar la mano. Hay opciones premium disponibles para hasta 1,000 participantes y reuniones de 24 horas.
Hangouts Meet:
Es parte de G Suite de Google y es otra gran opción para organizar tu evento virtual. Es posible que conozcas Google Hangouts como una herramienta para conexiones casuales, pero Hangouts Meet estaba destinado a un uso más profesional.
Si bien puedes usar el chat clásico de Google de forma gratuita, el número de participantes está limitado a 25. Hangouts Meet amplía esto a hasta 250 participantes y ofrece funciones similares a Zoom.
Actualmente, Google ofrece funciones gratuitas de Hangouts Meet debido al brote de coronavirus.
Ventajas de las plataformas intermedias:
- 1.- Las aplicaciones y características integradas agregan valor a tu evento en línea con más oportunidades para la creación de redes, la participación del usuario y el seguimiento.
- 2.- Tanto Zoom como Hangouts Meet están orientados a la participación del usuario, no solo a los espectadores. Puedes agregar coanfitriones u oradores invitados para ayudar y apoyar el tema de tu evento.
- 3.- Puedes alentar a los asistentes a convertirse en panelistas. Los panelistas pueden compartir su cámara web y pantalla, por lo que puede hacer preguntas en tiempo real para emular la experiencia del usuario de un evento presencial.
Desventajas de las plataformas intermedias:
- 1.- Tanto Zoom como Hangouts Meet tienen costos de funcionamiento asociados cuando se usan profesionalmente. Si bien los planes ofrecen un gran valor, pueden ser inalcanzables con un presupuesto restringido.
- 2.- Hay una curva de aprendizaje más pronunciada con estas plataformas en comparación con las opciones para principiantes. Si son nuevos para ti o para tu negocio, puede resultar más difícil lograr la aprobación o la aceptación de un equipo más amplio.
- 3.- Algunos han señalado que Zoom tiene problemas de seguridad, pero estos se pueden mitigar fácilmente al no publicar las URL de las reuniones en lugares públicos, como en las redes sociales, y al ser selectivos con quién puede compartir pantallas.
Plataformas avanzadas
Si buscas más funciones de interacción en tu evento virtual, te sugiero dos herramientas que se acercan mucho a la interacción humana cara a cara.
Whova:
Es una solución especializada para tu eventos virtual que tiene como objetivo poner inteligencia en la gestión de eventos. Está repleto de características, incluidas: insignias de nombre, encuestas y encuestas en vivo, un muro social y cuestionarios, y ofrece análisis detallados e informes posteriores al evento.
Si está buscando una solución de evento virtual “SUPER WOW” o si tu evento debe cumplir con unos requisitos específicos que no están cubiertos por Zoom o Hangouts Meet, Whova merece que lo consideres.
Zoom + Slido.
Slido se especializa en mejorar la interacción con el público y puede integrarse en Zoom. Va mucho más allá de las funciones básicas de sondeo y preguntas con respuestas que ofrece Zoom, y cuenta con análisis en profundidad y una interfaz de usuario fluida.
GoTo Webinar:
Es otra herramienta en línea popular, que utilizan muchas empresas para sus webinars. He escuchado muy buenas referencias de ella, así que sería propio que vayas y le eches un ojo si quieres un evento virtual mucho más potente.
Ventajas de las plataformas avanzadas:
- 1.- Al adoptar las plataformas más innovadoras e inmersivas del mercado, te vas a distinguir fácilmente de tus competidores.
- 2.- Tener una plataforma única para todas tus necesidades de eventos virtuales puede mejorar la identidad de la marca, la satisfacción del usuario y la interacción.
- 3.- La integración en estas plataformas proporciona datos efectivos y más fáciles de procesar que pueden ayudar con la calidad y la entrega de eventos futuros.
Desventajas de las plataformas avanzadas:
- 1.- Las plataformas especializadas repletas de funciones pueden ser propensas a fallas técnicas, lo que puede tener un efecto negativo para la satisfacción del usuario.
- 2.- La integración de tecnología innovadora requiere mucho tiempo y recursos, lo que puede resultar desafiante y abrumador, especialmente si no tienes a alguien que ayude con la transformación.
- 3.- Las plataformas avanzadas generalmente tienen un precio más alto, por lo que son más adecuadas para organizadores de eventos virtuales serios o donde hay un claro ROI.
# 2: Promociona tu evento virtual
Es vital desarrollar una estrategia de marketing de eventos virtuales que se alinee con tus objetivos y funcione en línea.
Por correo electrónico
Si ya tienes una lista de contactos, debes usarla para la promoción de tus eventos virtuales. Es hora de hacer email marketing, Deberías invertir tiempo en elaborar correos electrónicos y en elegir la plataforma de email marketing adecuada.
Es verdad que muchas soluciones avanzadas de eventos virtuales brindan funcionalidad de correo electrónico integrada. Sin embargo, los especialistas en marketing prefieren enviar correos electrónicos, recordatorios y seguimientos a través de una plataforma aparte específica de email.
Si necesitas una plataforma de correo electrónico y eres nuevx en el email marketing, Mailchimp es un excelente lugar para comenzar y tiene una opción gratuita para que puedas comenzar a experimentar.
Si está buscando más potencia en tu email marketing y más integraciones a otras aplicaciones, puedes consultar Active Campaign. También tiene integración directa con Zoom.
Por redes sociales
Conectarte de una manera divertida e innovadora con tus seguidores en Facebook, Instagram, LinkedIn o Twitter te ayudará a compartir la información sobre su evento virtual. En lugar de solo usar todas tus plataformas, es mejor que definas cuidadosamente cuáles plataformas serían más beneficiosas, dependiendo de tu audiencia, tipo de evento y cualquier otro factor.
Puedes crear un hashtag específico para usar antes, durante y después del evento virtual. Te sorprenderá lo efectivo que puede ser esto para involucrar a tus espectadores en el transcurso de tu promoción y transmisión en vivo.
Finalmente, si tienes seguidores influyentes en las redes sociales o socios claves, considera preguntarles si pueden ayudarte a promocionar tu evento ante su público. Antes de hacerlo, piensa de qué forma esa promoción pueda ser mutuamente beneficiosa: tal vez podrían beneficiarse de ser un afiliado de tu evento o, a su vez, puedes tu promocionar sus eventos futuros.
# 3: Reutilizar el contenido de tu evento virtual
Tu contenido no deja de ser valioso una vez que finaliza el evento virtual.
¿Por qué no cortar, editar y publicar en otros formatos?
Convierte tu video en un podcast
Quizás tu evento incluyó una entrevista de un experto sobre un tema específico. Si tienes un podcast, esto podría funcionar bastante bien y puedes convertirlo en un episodio.
Si necesita ideas sobre cómo editar el audio de sus videos, puedes usar una herramienta gratuita como Audacity o una herramienta premium como Adobe Audition .
Otra idea sería editar los aspectos más destacados de tu transmisión en vivo. Estos pueden compartirse con los asistentes y publicarse en tu sitio web para promoción y reconocimiento de la marca.
Transcribe tu video como un blog
El video de tu evento virtual seguro va a tener imágenes excelentes.
¿Por qué no usar una herramienta de inteligencia artificial como Otter o Searchie para transcribirlo en texto y luego crear una serie de publicaciones en el blog?
Searchie, va un paso más allá al hacer que tu contenido de video se pueda buscar, excelente si estás creando mucho contenido de video en vivo.
Compartir en redes sociales tu evento virtual
Puede que haya un audio de tu evento virtual que funcione bien en las redes sociales. Ya sea una cita perspicaz, un breve video tutorial o incluso una infografía, cualquiera de estos puede cautivar a tus seguidores.
Intenta crear una mezcla de imágenes fijas y videoclips cortos utilizando Canva para una imagen, o Filmora para el vídeo. Estos pueden funcionar bien para generar conciencia sobre tu producto y promover cualquier evento futuro que desees organizar.
Consejo extra:
Que tu evento se destaque en Google
Si deseas que tu evento realmente brille en Google, tienes que agregar datos estructurados del evento a las páginas web de tu evento.
Los datos estructurados son códigos agregados a tus páginas web para que sea más fácil para los motores de búsqueda como Google comprender mejor la página, extraer información clave y resaltarla más visualmente en sus resultados de búsqueda.
Con la propagación del Coronavirus y el aumento de los eventos en línea, Google ha actualizado sus datos estructurados de eventos para permitir que los webmasters se comuniquen sobre eventos que han sido cancelados, pospuestos o incluso convertidos de forma presencial a eventos virtuales .
Organizar un evento digital no tiene por qué ser complicado. Pero al igual que la versión offline, requiere investigación, tiempo y recursos para lograrlo con éxito.
Con una gran estrategia, puedes convertir cualquier evento presencial en un evento virtual.
Al planificar tu evento virtual con la mayor anticipación posible, puedes, conocer las herramientas, comercializarlo bien, extender tu alcance a audiencias nuevas y más amplias que tal vez en tus eventos presenciales solo podrías soñar con atraer.
Crear un evento virtual es ahora más fácil que nunca, entonces, ¿por qué no consideras crear uno hoy?